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Unidad de correspondencia: Desarrolla entre otras funciones la de recepción, radicación y distribución de correspondencia emitida y recibida por la Institución, también se encarga de establecer controles de imagen corporativa en las comunicaciones que salen de la Institución.

Unidad de archivo central: Su objetivo principal es la conservación y consulta de los documentos que son patrimonio histórico, administrativo, académico e investigativo de la institución, así como de dar los lineamientos en la organización, clasificación, manejo y control de la documentación.

Resolución 784 - Por medio de la cual se implementa la actualización las Tablas de Retención Documental

Objetivo

Garantizar las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta y conservación.

Misión

Somos un proceso comprometido con la administración de la documentación producida y recibida en la Institución Universitaria Pascual Bravo, en cualquier soporte, aplicando los procesos técnicos documentales atendiendo a lo establecido la legislación archivística vigente, e integrando al proceso los avances en las Tecnologías de la Información y la Comunicación TIC.

Visión

Para el año 2018 seremos un proceso con altos estándares de calidad, enfocados a satisfacer las necesidades de información y documentación de la organización haciendo uso eficiente de los recursos físicos, técnicos y humanos, y empleando las nuevas tecnologías de la información y la comunicación.

Carta de trato digno al usuario

La Institución Universitaria Pascual Bravo, en aras de garantizar los derechos y deberes constitucionales y en concordancia con lo establecido en el nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011, se compromete a vigilar que el trato sea respetuoso, considerado, diligente, equitativo, sin distinción alguna; y a garantizar a sus usuarios la atención.

Consultar carta de trato digno.

Código de ética del archivista

  1. El archivista de la Institución Universitaria Pascual Bravo protegerá la integridad de los bienes documentales que custodian, para que constituyan fiel testimonio del pasado.
  2. El archivista de la Institución Universitaria Pascual Bravo valorará, seleccionará y conservará el material de archivo en su contexto histórico, legal, administrativo y documental, manteniendo el principio de procedencia de los documentos de archivo.
  3. El archivista de la Institución Universitaria Pascual Bravo evitará la realización de intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos.
  4. El archivista de la Institución Universitaria Pascual Bravo garantizará el continuo acceso y la legitimidad de los documentos.
  5. El archivista de la Institución Universitaria Pascual Bravo registrará y justificará plenamente las acciones realizadas sobre el material que tuvieren a su cargo.
  6. El archivista de la Institución Universitaria Pascual Bravo promoverá el mayor acceso posible a los documentos y ofrecerá sus servicios a todos los usuarios de manera imparcial.
  7. El archivista de la Institución Universitaria Pascual Bravo respetará tanto el acceso público como la privacidad de la documentación dentro del marco de la legislación vigente.
  8. El archivista de la Institución Universitaria Pascual Bravo no deberá de utilizar en beneficio propio o de terceros su posición especial y la confianza que la comunidad ha depositado en él.
  9. El archivista de la Institución Universitaria Pascual Bravo se esforzará por alcanzar la excelencia profesional mediante el enriquecimiento sistemático y continuo de sus conocimientos y la difusión de los resultados de sus investigaciones y experiencias.
  10. El archivista de la Institución Universitaria Pascual Bravo trabajará conjuntamente con sus colegas, así como con profesionales de otras disciplinas para promover la conservación y la utilización de la herencia documental del mundo.

Tomado de: Ley 1409 Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la archivística, se dicta el código de ética y otras disposiciones. Diario oficial, Bogotá. 30 de agosto de 2010.

Políticas de operación

La política de la Institución Universitaria Pascual Bravo, se define como la declaración general de principios archivísticos que aporta al manejo adecuado del soporte papel y digital en la Institución. Las políticas se elaboran con el fin de que tengan aplicación a largo plazo y guíen el desarrollo de reglas y criterios más específicos que aborden situaciones concretas.

La Institución Universitaria Pascual Bravo está orientada a la gestión de la información física y electrónica, a la Gestión de los archivos que debe incluir en su quehacer diario actividades que les permitan a los funcionarios de los diferentes archivos administrar en forma adecuada la documentación que repose bajo su custodia.

Estas son las líneas estratégicas que componen esta política:

1. Aspectos generales archivísticos

  • En la Institución Universitaria Pascual Bravo los archivos en sus diferentes fases (Gestión, Central e Histórico) deberán garantizar la organización y clasificación adecuada de su documentación.
  • Todos los funcionarios y contratistas que laboren en la Institución Universitaria Pascual Bravo, deberán atender las normas internas y externas en materia archivística, con el objeto de conservar la documentación de los diferentes procesos.
  • Es deber del proceso de Gestión Documental, identificar los cambios normativos del estado, y aplicarlos a las actuaciones archivísticas vigentes en la Institución Universitaria Pascual Bravo.
  • La Institución Universitaria Pascual Bravo garantizará que las unidades de conservación y los sistemas de almacenamiento sean adecuados para dicho propósito.
  • El proceso de Gestión Documental debe de capacitar al personal de la Institución en cuanto al manejo, organización y control de la documentación a su cargo en todo tipo de soporte y aplicando a las técnicas y normas actuales.
  • El proceso de Gestión Documental debe garantizar la aplicación de la Tablas de Retención Documental, su actualización y definir la programación de las transferencias documentales.
  • Los responsables de cada proceso, deben de acatar la disposición final de los documentos en cada una de las dependencias de la Institución Universitaria Pascual Bravo, y preparar sus transferencias documentales atendiendo lo establecido en la TRD de su dependencia.
  • Con el objeto de establecer buenas prácticas en la gestión de los documentos electrónicos, buscando cumplir con las características de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad conservando su valor probatorio, la Institución Universitaria Pascual Bravo apoyará las iniciativas que en esta materia sean propuestas.
  • Es de gran importancia asegurar la conservación y acceso a la memoria histórica de la Institución Universitaria Pascual Bravo en los diferentes medios electrónicos.
  • Incorporar las buenas prácticas establecidas por los diferentes medios y entes gubernamentales; avanzar en forma directa al cumplimiento de la política cero papel y fortalecer el manejo del documento electrónico al interior de la institución.
  • La Institución Universitaria Pascual Bravo con el fin de incorporar las firmas electrónicas en los documentos de archivo, facilitara mediante actos administrativos y ajustados a la ley su aplicación en función del cumplimiento de las actividades propias de los funcionarios de la Institución Universitaria Pascual Bravo.

2. Metodología general: La Institución Universitaria Pascual Bravo incorporará y aplicará las mejores prácticas en la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación, garantizando la aplicación y actualización de la Tablas de Retención Documental.

3. Gestión de la información física y electrónica: La Institución Universitaria Pascual Bravo adoptará de acuerdo a su necesidad, conveniencia y pertinencia modelos de gestión para la información física y electrónica, nacionales o internacionales homologados para Colombia por el Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y/o el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación – ICONTEC.

4. Autorregulación: En desarrollo de la autonomía universitaria y lo establecido en la Ley General de Archivo, es fundamental auto regular la gestión Archivística a través del Sistema Comité de Archivos en la Institución Universitaria Pascual Bravo, con proyección y respeto por el cumplimiento de la norma y la técnica archivística.

5. Modernización: La Institución Universitaria Pascual Bravo Implementa las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC),para el fortalecimiento de la infraestructura de los archivos, contemplando los siguientes aspectos:

  • Contribuir con la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa.
  • Garantizar el diseño, creación y conservación de los documentos electrónicos con las propiedades requeridas por la legislación vigente.
  • Asegurar la conservación y acceso a la memoria histórica de la universidad en medios electrónicos.
  • Incorporar las buenas prácticas establecidas por los entes gubernamentales competentes en materia tecnológica; avanzando en forma directa al cumplimiento de la política cero papel y el fortalecimiento del documento electrónico al interior de la institución.

6. Estándares para la gestión de la Información en cualquier soporte: La Institución Universitaria Pascual Bravo adoptará estándares para la gestión de la información en cualquier soporte, nacionales o internacionales homologados para Colombia por el Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la Información y la Comunicaciones, y/o el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación – ICONTEC.

7. Gestión de Comunicaciones (control de firmas): Las comunicaciones oficiales internas, producidas en la Institución Universitaria Pascual Bravo, se deben elaborar en medios electrónicos controlados y deberán estar firmadas por un funcionario autorizado, dichos cargos deben estar documentados en actos administrativos, manuales, procedimientos o instrumentos que permitan su identificación y control.

8. Gestión de información y documentación: La Institución Universitaria Pascual Bravo diseñará e implementará el Programa de Gestión Documental – PGD que contenga sus ocho procesos técnicos enunciados en la Ley General de Archivos Ley 594 de 2000 Art. 21, como una estructura normalizada y herramienta de planificación estratégica a corto, mediano y largo plazo, debidamente soportado en el diagnóstico, cronograma de implementación y recursos presupuestales.

9. Gestión del Medio ambiente: La Institución Universitaria Pascual Bravo debe optimizar todos los recursos puestos a su disposición para el logro de las actividades, evitando el uso indiscriminado de recursos físicos y de otras índoles para el logro de las metas propuestas.

10. Cooperación, articulación y coordinación: La Institución Universitaria Pascual Bravo fomentará la cooperación, articulación y coordinación permanente entre el Departamento de Administración Documental, Desarrollo Institucional y sus líneas decisionales, los productores de la información y otras dependencias y sistemas de información que permitan mejorar y complementar la gestión documental.

11. Gestión de Patrimonio: Construir una cultura especial de conocimiento y valoración de los documentos, los archivos y la memoria documental-histórica, al interior de la Universidad y contribuir con su desarrollo. Al tiempo que reconocer los documentos en cualquier soporte, producidos y conservados en desarrollo de su misión académica y/o administrativa como patrimonio documental, acatando las acciones necesarias para conservarlo y difundirlo a la comunidad universitaria, atendiendo a la ética y respeto institucional.

12. Aplicación: La Institución Universitaria Pascual Bravo debe contemplar en los programas, planes y proyectos que se adelanten en materia de archivos o en otras materias que los afecten, el cumplimiento de las políticas aquí establecidas.

Programa de Gestión Documental

Consultar la resolución rectoral 305 de 2016, por la cual se aprueba el Programa de de Gestión Documental de la I.U. Pascual Bravo.

Reglamento de archivo

Consultar la resolución rectoral 055 de 2015, por la cual se aprueba el reglamento de archivo de la Institución Universitaria Pascual Bravo.

Unidad de correspondencia

La Unidad de correspondencia de la Institución Universitaria Pascual Bravo es un servicio de atención al público y es la taquilla única para la recepción y despacho de documentación. El objetivo principal de esta unidad es gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales de manera ágil y oportuna a todas las áreas de la Institución.

Dirección: calle 73 Nº 73A 226 (Robledo Pilarica)
Horario de atención: lunes a viernes de 8:00 a 12:00 m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m.
Teléfono: 448 05 20 Ext. 1018
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

 
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