Glosario
A.
Adecuación: Grado en que las disposiciones planificadas son suficientes para cumplir los requisitos, política y objetivos.
Administración de archivo: Son las operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización control y evaluación de todos los archivos de una institución.
Administración de riesgos: Conjunto de actividades encaminadas a identificar, analizar, valorar y hacer el debido tratamiento de aquellos factores (causas y agentes) internos y externos que afecten el adecuado cumplimiento y desarrollo del proceso.
Agente generador: Son personas, materiales, equipos, instalaciones y el entorno que inciden de alguna manera en la ocurrencia del riesgo.
Almacenamiento de documentos: Depósito de los documentos en estanterías, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.
Anteproyecto de presupuesto: Estimación preliminar de los gastos a efectuar para el desarrollo de los programas sustantivos y de apoyo de las dependencias y entidades del Sector Público Presupuestario; para su elaboración se deben observar las normas, lineamientos y políticas de gasto que fije la Secretaría de Hacienda y Crédito Público; la información permite a esta dependencia integrar el proyecto de Presupuesto de Presupuesto General.
Archivo: Conjuntos de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce, y a los ciudadanos, o como fuente de historia. También se puede entender como la institución que está en el servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la Entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
Archivo de gestión o de oficina: El de las oficinas productoras de documentos, en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.
Archivo histórico o permanente: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central del archivo de gestión, que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
Archivo total: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos.
Asignatura dirigida: Es aquella que por circunstancias excepcionales no se puede cursar y/o desarrollar durante el periodo académico determinado por el Consejo Académico.
Asignatura intensiva: Es aquella que se realiza en un calendario especial, conservando el contenido programático, objetivos y duración establecidos para los cursos que se sirven en un periodo académico ordinario.
Asumir el riesgo: Luego de que el riesgo sea producido o transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene, en este caso se acepta la pérdida residual probable y se elaboran planes de emergencia.
B.
Banco de proyectos: Herramienta administrativa que se apoya en recursos técnicos, metodológicos y humanos para formular, viabilizar, evaluar y hacer seguimiento de las inversiones que permiten materializarlos objetivos del plan de desarrollo.
BPIN: Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional o sistema de información que registra proyectos de inversión seleccionados como viables, susceptibles de ser financiados con recursos del Presupuesto General de la Nación, previamente evaluados técnica, económica y socialmente, administrado por el Departamento Nacional de Planeación.
C.
Causa: Sonfactores generadores del riesgos (debilidades y amenazas). Son los por qué de la ocurrencia del evento riesgoso.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanentemente.
Clasificación documental: Labor intelectual por la que se identifican y establecen las series documentales que componen cada fondo.
Comité asesor: Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivística y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como técnicos.
Comité de archivo: Grupo asesor de alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos técnicos de los archivos.
Compartir o transferir el riesgo: Reduce su efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones, como en el caso de los contratos de seguros.
Consejo Académico: Es la máxima autoridad académica de la institución y órgano asesor del Rector. Está integrado por:
- El Rector, quien lo presidirá.
- El Vicerrector Académico, quien lo presidirá en ausencia del Rector.
- Un Director de Unidad, elegido por los Directores de Unidad.
- El Director de Educación Superior Abierta y a Distancia.
- Un profesor y un estudiante, elegidos mediante votación universal y secreta.
- El Director del Centro de Investigación y Extensión.
El Consejo Académico se reunirá en forma ordinaria una vez por mes y extraordinariamente cuando el Rector lo cite. Constituye quórum para decidir más de la mitad de los miembros que lo conforman. Actuará como Secretario el Secretario General de la institución o su Delegado.
Consejo de Unidad: Organismo con capacidad decisoria en temas académicos de los programas que le corresponden. Igualmente es asesor del Director de Unidad. Está conformado por:
- El Director de Unidad*, quien lo presidirá.
- Hasta tres Jefes de Departamento, designados por el Consejo Académico.
- Un egresado graduado, de la respectiva Unidad, sin vínculo laboral con la institución, designado por el Rector de terna presentada por dicho Consejo.
- Un profesor de la respectiva Unidad, elegido mediante votación secreta por el cuerpo profesoral de la misma.
- Un estudiante de la respectiva unidad, elegido mediante votación secreta por los estudiantes de la misma. El estudiante deberá acreditar matrícula vigente y no estar bajo sanción disciplinaria en el momento de la elección.
La designación de los integrantes del Consejo de Unidad será para un período de uno año, excepto el representante profesoral y el egresado quienes tendrán un período de dos años. El Consejo de Unidad se reunirá al menos una vez al mes, por convocatoria del Director de Unidad y actuará como Secretario el funcionario que éste designe. Constituye quórum para decidir, más de la mitad de los miembros que hayan acreditado ante el Secretario del Consejo su condición de tales.
* Director de Unidad: El Director de Unidad representa al Vicerrector, es la máxima autoridad ejecutiva en la respectiva Unidad.
Conveniencia: Grado en que se ajusta el Sistema de Gestión Integral a la organización.
D.
Descripción del riesgo: Es el concepto acordado por el comité del Sistema Gestión Integral de cómo se manifiesta el riesgo en el proceso.
Descripción documental: Administración de archivo. Son las operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización control y evaluación de todos los archivos de una institución.
Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
E.
Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Efecto: Son las consecuencias o el impacto que se genera con la ocurrencia del riesgo.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Eliminación de documentos: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tiene valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
Expediente: Conjunto de documentos relacionados con asunto, que constituyen una unidad de conservación de archivo. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
Evitar el riesgo: Medidas encaminadas a prevenir su materialización.
G.
Gestión de documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.
Grupo GEA: Grupo de Educación Ambiental creado mediante resolución rectoral 696 de diciembre 16 de 2005.
I.
Indicadores: Expresiones cuantitativas-numéricas que señalan el comportamiento de una variable en un momento determinado periodo de tiempo.
Inventario: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Pueden ser esquemáticos, generales, analíticos y preliminares.
J.
Jefe de Departamento: Es quien operativiza el desempeño académico de cada programa.
L.
Legajo: En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental.
M.
Manual de calidad (NTCGP 1000:2004;3.30): Documento que especifica el Sistema de Gestión Integral de una entidad.
Metas: Es la cuantificación de los objetivos y productos establecidos por los programas y proyectos del Plan de Desarrollo.
Muestreo: Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, temáticos, porcentuales, aleatorios, entre otros.
O.
Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de los respectivos series en el orden previamente acordado.
P.
Plan: herramienta de gestión que consiste en la orientación de acciones para el logro de uno o varios objetivos del plan.
Plan de acción: Prioriza los programas y proyectos del Plan de Desarrollo que se ejecutaran en la vigencia de un año.
Plan de desarrollo: Es la priorización ordenada de los programas y proyectos, que identifica responsables, metas y recursos para su ejecución en un periodo.
Plan desarrollo o indicativo: Instrumento gerencial que organiza estratégicamente la gestión de una entidad para alcanzar sus objetivos, de manera acorde con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo. Como instrumento de gestión, recoge la información mínima necesaria para hacer evaluable la gestión de las entidades públicas en torno a resultados.
Plan institucional de desarrollo administrativo: Es el resultado de desagregar las políticas sectoriales de Desarrollo Administrativo en cada una de las entidades adscritas y vinculadas del sector. Se convierte por lo tanto en el instrumento que determina las acciones, actividades, responsables e indicadores para el mejoramiento de la gestión institucional.
Plan operativo anual de inversiones: Instrumento mediante el cual se distribuyen los recursos de inversión eficientemente entre las diversas propuestas seleccionadas como viables, previamente evaluadas social, técnica y económicamente y registradas en la oficina de planeación a través proyectos.
Planeación: herramienta gerencial que articula y orienta las acciones de la entidad, para el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento de su misión particular y los fines del Estado en general, es el principal referente de la gestión y marco de las actividades de control interno, puesto que a través de ella se definen y articulan los objetivos, estrategias, planes, programas, proyectos y metas institucionales.
Planificación de la calidad (NTCGP 1000:2004; 3.36): Parte del Sistema Gestión Integral enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad.
PMIRS: Plan de Manejo Integral de Residuos Sólidos.
Políticas: Son grandes directrices formuladas por la Alta Dirección para orientar y facilitar el cumplimiento de la misión y el desarrollo de la visión institucional.
PQRS: El proceso recibe las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) de los usuarios, lo cual le permite conocer su percepción sobre los servicios ofrecidos. Posteriormente las registra y clasifica de acuerdo con los procesos que estén siendo afectados, para luego dirigirlas a los responsables de dichos procesos quienes deben solucionarlas en los términos legales; finalmente el proceso ofrece una respuesta y hace retroalimentación con los usuarios.
Manifestación: Es toda expresión de conformidad o no, con los productos y/o servicios ofrecidos por la Universidad. También es toda propuesta o solicitud de información que cualquier persona requiera. En esta definición se agrupan todas las formas en que una persona, entidad o usuario puede manifestarse ante la Universidad.
Queja: Manifestación verbal o escrita de insatisfacción hecha por una persona natural o jurídica o su representante con respecto a la conducta o actuar de un funcionario de la Universidad.
Reclamo: Manifestación verbal o escrita de insatisfacción hecha por una persona natural o jurídica sobre el incumplimiento o irregularidad de alguna de las características de los productos o servicios ofrecidos por la Universidad.
Sugerencia: Propuesta que formula un usuario o institución para el mejoramiento de los servicios de la Universidad.
Derecho de petición: Es el derecho que constitucionalmente tiene toda persona para presentar y solicitar, respetuosamente, una petición por motivos de interés general o particular.
Comentario positivo: Es la manifestación que expresa el agrado o satisfacción con un funcionario o con el proceso que genera el servicio.
Probabilidad: Es la posibilidad de que el evento riesgoso ocurra de acuerdo a situacionesya presentadas basadas en registros reales, datos, hechos o información conocida. En caso de no tenerse información la probabilidad se infiere y se valora a partir del consenso del Equipo de Mejoramiento.
Procedimiento (NTCGP 1000:2004;3.38): Forma específica para llevar a cabo una actividad o proceso.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Proyecto: Conjunto de actividades que se desarrollan en un período determinado, en el cual se involucran recursos con el propósito de transformar una situación problemática de una población específica.
Prueba de validación: Es aquella que se le efectúa a un estudiante que considere poseer los conocimientos, habilidades y destrezas amplias y suficientes con respecto a una asignatura.
Prueba supletoria: Es la que se efectúa al estudiante en reemplazo de una prueba regular, cuando han mediado circunstancias que ameritan efectuarle dicha prueba.
R.
Reducir el riesgo: Medidas encaminadas a reducir tanto la probabilidad (medidas de prevención), con el impacto (medidas de protección).
Registro (NTCGP 1000:2004;3.42): Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
Registro de documentos: Anotación de los datos de los documentos en los modelos de control.
Reglamento de archivos: Son los lineamientos generales administrativos y técnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de ley.
Retención de documentos: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo respectivo, después de las transferencias documentales, tal como se consigne en la tabla de retención.
Riesgo: Posibilidad de que se presente un evento o suceso que obstaculice o impida el cumplimiento del objetivo.
S.
Selección documental: Es un proceso técnico por el cual se establece el tiempo en que los documentos de archivo sirven a sus diferentes fines.
Seminario de trabajo de grado: La inscripción del seminario de grado se formaliza ante la Oficina del Cintex de acuerdo con las fechas señaladas para tal efecto. El Seminario de Grado tiene una intensidad de 20 horas presenciales y tiene como objetivo aportarle al estudiante las bases para el diseño de su trabajo de grado. La persona que se encuentre en el Seminario de Grado es un estudiante regular de la Institución. La entrega de la propuesta de trabajo de grado por parte del estudiante la realizará en un período máximo de seis (6) meses luego de concluido el seminario. El estudiante que no entregue su propuesta de trabajo de grado en el plazo aquí señalado, deberá inscribirse en un nuevo Seminario.
Serie documental: Conjunto de tipos de documentos de estructura y contenido homogéneo, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.
SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera.
Sistema de Gestión Integral para Entidades (NTCGP 1000:2004;3.49): Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.
T.
Trabajo de grado: Es el componente teórico práctico esencial para el perfeccionamiento de la formación académico profesional. Consiste en la formulación, planeación y ejecución de un proyecto de aplicación tecnológica en el cual, el estudiante ponga en práctica los conocimientos adquiridos en el transcurso del programa de formación, en orden a validarlos frente a situaciones reales, relacionadas con las áreas técnicas en las que ejercerá profesionalmente.
Tabla de retención documental: Listado de series o tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa de su ciclo vital, así como su destino una vez finalizada su vigencia administrativa, legal o fiscal.
Tipo documental: Hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura física del documento. Puede ser entre otros tipos documentales, actas, contratos y facturas.
Transferencias de archivos: Remesa de los documentos del archivo administrativo al intermedio o central y de éste al histórico de conformidad con las tablas de retención adoptadas.
U.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras: una caja, un libro o un tomo.
Unidad documental: Es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Pueden ser unidades documentales entre otras: un acta, un oficio, un informe.
V.
Valoración documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.
