La política de la Institución Universitaria Pascual Bravo, se define como la declaración general de principios archivísticos que aporta al manejo adecuado del soporte papel y digital en la Institución. Las políticas se elaboran con el fin de que tengan aplicación a largo plazo y guíen el desarrollo de reglas y criterios más específicos que aborden situaciones concretas.
La Institución Universitaria Pascual Bravo está orientada a la gestión de la información física y electrónica, a la Gestión de los archivos que debe incluir en su quehacer diario actividades que les permitan a los funcionarios de los diferentes archivos administrar en forma adecuada la documentación que repose bajo su custodia.
Estas son las líneas estratégicas que componen esta política:
1. Aspectos generales archivísticos
- En la Institución Universitaria Pascual Bravo los archivos en sus diferentes fases (Gestión, Central e Histórico) deberán garantizar la organización y clasificación adecuada de su documentación.
- Todos los funcionarios y contratistas que laboren en la Institución Universitaria Pascual Bravo, deberán atender las normas internas y externas en materia archivística, con el objeto de conservar la documentación de los diferentes procesos.
- Es deber del proceso de Gestión Documental, identificar los cambios normativos del estado, y aplicarlos a las actuaciones archivísticas vigentes en la Institución Universitaria Pascual Bravo.
- La Institución Universitaria Pascual Bravo garantizará que las unidades de conservación y los sistemas de almacenamiento sean adecuados para dicho propósito.
- El proceso de Gestión Documental debe de capacitar al personal de la Institución en cuanto al manejo, organización y control de la documentación a su cargo en todo tipo de soporte y aplicando a las técnicas y normas actuales.
- El proceso de Gestión Documental debe garantizar la aplicación de la Tablas de Retención Documental, su actualización y definir la programación de las transferencias documentales.
- Los responsables de cada proceso, deben de acatar la disposición final de los documentos en cada una de las dependencias de la Institución Universitaria Pascual Bravo, y preparar sus transferencias documentales atendiendo lo establecido en la TRD de su dependencia.
- Con el objeto de establecer buenas prácticas en la gestión de los documentos electrónicos, buscando cumplir con las características de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad conservando su valor probatorio, la Institución Universitaria Pascual Bravo apoyará las iniciativas que en esta materia sean propuestas.
- Es de gran importancia asegurar la conservación y acceso a la memoria histórica de la Institución Universitaria Pascual Bravo en los diferentes medios electrónicos.
- Incorporar las buenas prácticas establecidas por los diferentes medios y entes gubernamentales; avanzar en forma directa al cumplimiento de la política cero papel y fortalecer el manejo del documento electrónico al interior de la institución.
- La Institución Universitaria Pascual Bravo con el fin de incorporar las firmas electrónicas en los documentos de archivo, facilitara mediante actos administrativos y ajustados a la ley su aplicación en función del cumplimiento de las actividades propias de los funcionarios de la Institución Universitaria Pascual Bravo.
2. Metodología general: La Institución Universitaria Pascual Bravo incorporará y aplicará las mejores prácticas en la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación, garantizando la aplicación y actualización de la Tablas de Retención Documental.
3. Gestión de la información física y electrónica: La Institución Universitaria Pascual Bravo adoptará de acuerdo a su necesidad, conveniencia y pertinencia modelos de gestión para la información física y electrónica, nacionales o internacionales homologados para Colombia por el Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y/o el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación – ICONTEC.
4. Autorregulación: En desarrollo de la autonomía universitaria y lo establecido en la Ley General de Archivo, es fundamental auto regular la gestión Archivística a través del Sistema Comité de Archivos en la Institución Universitaria Pascual Bravo, con proyección y respeto por el cumplimiento de la norma y la técnica archivística.
5. Modernización: La Institución Universitaria Pascual Bravo Implementa las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC),para el fortalecimiento de la infraestructura de los archivos, contemplando los siguientes aspectos:
- Contribuir con la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa.
- Garantizar el diseño, creación y conservación de los documentos electrónicos con las propiedades requeridas por la legislación vigente.
- Asegurar la conservación y acceso a la memoria histórica de la universidad en medios electrónicos.
- Incorporar las buenas prácticas establecidas por los entes gubernamentales competentes en materia tecnológica; avanzando en forma directa al cumplimiento de la política cero papel y el fortalecimiento del documento electrónico al interior de la institución.
6. Estándares para la gestión de la Información en cualquier soporte: La Institución Universitaria Pascual Bravo adoptará estándares para la gestión de la información en cualquier soporte, nacionales o internacionales homologados para Colombia por el Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la Información y la Comunicaciones, y/o el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación – ICONTEC.
7. Gestión de Comunicaciones (control de firmas): Las comunicaciones oficiales internas, producidas en la Institución Universitaria Pascual Bravo, se deben elaborar en medios electrónicos controlados y deberán estar firmadas por un funcionario autorizado, dichos cargos deben estar documentados en actos administrativos, manuales, procedimientos o instrumentos que permitan su identificación y control.
8. Gestión de información y documentación: La Institución Universitaria Pascual Bravo diseñará e implementará el Programa de Gestión Documental – PGD que contenga sus ocho procesos técnicos enunciados en la Ley General de Archivos Ley 594 de 2000 Art. 21, como una estructura normalizada y herramienta de planificación estratégica a corto, mediano y largo plazo, debidamente soportado en el diagnóstico, cronograma de implementación y recursos presupuestales.
9. Gestión del Medio ambiente: La Institución Universitaria Pascual Bravo debe optimizar todos los recursos puestos a su disposición para el logro de las actividades, evitando el uso indiscriminado de recursos físicos y de otras índoles para el logro de las metas propuestas.
10. Cooperación, articulación y coordinación: La Institución Universitaria Pascual Bravo fomentará la cooperación, articulación y coordinación permanente entre el Departamento de Administración Documental, Desarrollo Institucional y sus líneas decisionales, los productores de la información y otras dependencias y sistemas de información que permitan mejorar y complementar la gestión documental.
11. Gestión de Patrimonio: Construir una cultura especial de conocimiento y valoración de los documentos, los archivos y la memoria documental-histórica, al interior de la Universidad y contribuir con su desarrollo. Al tiempo que reconocer los documentos en cualquier soporte, producidos y conservados en desarrollo de su misión académica y/o administrativa como patrimonio documental, acatando las acciones necesarias para conservarlo y difundirlo a la comunidad universitaria, atendiendo a la ética y respeto institucional.
12. Aplicación: La Institución Universitaria Pascual Bravo debe contemplar en los programas, planes y proyectos que se adelanten en materia de archivos o en otras materias que los afecten, el cumplimiento de las políticas aquí establecidas.
